Desde 1995 cada gobierno de turno ha querido poner su granito de arena, que apunte a simplificar trámites estatales. Adicionalmente, la Superintendencia de Notariado y Registro hizo cuantiosas y muy buenas inversiones para sistematizar sus trámites al ciudadano.

Pero todo parece indicar que el gobierno central va por un lado y los funcionarios encargados de estos, miran para otro, haciendo que la Ley anti-trámites sea  “Rey de Burlas”

Teniendo los aparatos para respetar turnos y dar prioridades a mayores y minusválidos, en muchas Oficinas no operan ni disponen de otro sistema para hacerlo. Pero ese no es el gran problema.

En la función de Registro de Instrumentos Públicos, participan notarías, oficinas de registros, catastro, planeación y valorización de cada municipio, y los juzgados, y entre estos ocurre algo muy particular y es que el director de cada función actúa como ser autónomo y no parece tener jefe y así continúa per se.

El registrador hace un examen de legalidad a los documentos, análisis que debería suponerse fue realizado ya por el notario si se trata de escrituras y derivados, o por el juez si se trata de fallos judiciales o de las alcaldías en sus correspondientes casos.

Digamos que ninguna revisión de legalidad sobra. Pero, sin un protocolo reglado, en la administración pública el exceso de revisiones conlleva a potenciar ineficacias y corrupción, derivados de trámites caprichosos al gusto del revisor. Se pierde, además, el beneficio a los términos, hasta el punto de que cada oficina de registro termina manejando un término propio, diferente y circunstancial para el trámite de registros. El término se salió de la norma y ahora lo dicen verbalmente al momento de radicar: “venga dentro de tantos días“.

Cualquiera sea el plazo, este se desvanece cuando, después del “análisis de legalidad”, se devuelve al usuario tantas veces como el registrador considere, para que realice un trámite adicional por cada devolución.

Lo molesto es que la devolución se da al mes de haber presentado el documento y cada revisión exige ir personalmente a la notaría, al juzgado, al municipio o a cualquier otra fuente inicial, a explicar, revisar y escuchar cosas que el usuario no entiende. Esto, naturalmente, le toma tiempos de desplazamientos y esperas, para cada vez entrar a otro tanto de tiempo en registro para que el usuario, como jugando chance, se acerque a la ventanilla al mes siguiente, a ver si esta vez acertó o no.

Por otro lado, hay una descoordinación total entre los entes territoriales, las notarías y las oficinas de registro y los siguientes ejemplos son los más típicos:

Si hay un problema de legalidad, debería existir comunicación directa entre las instituciones que lo ocasionaron, ya que un problema de ilegalidad no lo crea el usuario. La ilegalidad la crea quien haya firmado dando fe del instrumento público a registrar. Dos de ellos, reportan a una misma superintendencia, mas no se comunican eficazmente entre sí.

Para una escritura, la notaría le exige al vendedor un paz y salvo de Valorización Municipal como requisito Sine qua non para proceder. Por su puesto, el vendedor paga lo que deba por sus derechos a vender, y obtiene y presenta oportunamente su paz y salvo.

Se Registra la escritura y al mes o mes y medio encuentra una devolución, sometiéndolo a que vaya personalmente a la oficina de valorización municipal, para que le autoricen el paz y salvo, ese papel que la misma oficina expidió y firmó bajo el gran título de PAZ Y SALVO DE VALORIZACIÓN. Y a partir de ahí, pueden pasar un mes, dos meses, tres meses, cuatro meses, sin que reciba una respuesta. Sin lugar a una queja o denuncia, pues, aparentemente, cada oficina es autoritaria, como si no existiesen superintendencias, alcaldes, gobernadores ni presidente en Colombia.

Porque pasan los años y en las notarías y en las oficinas de registro continúan los mismos jefes y notarios, como dueños y señores de sus propias tiendas, y es como si no supieran que, con sus actuaciones negligentes, están sacando los bienes del comercio por espacio de los meses que registro o valorización deseen, obstaculizando los recaudos de predial y abriéndoles las puertas a los usuarios para posibles demandas que les eximan de pago de impuestos sobre el bien, cada vez que este ha permanecido meses por fuera del comercio.

De igual forma, en las subdivisiones de un bien inmueble. El usuario presenta toda la información requerida por planeación y catastro, hasta obtener una resolución que autoriza la subdivisión. Al solicitar su registro, el registrador encuentra sus razones propias para objetar la legalidad de lo que se resuelve en el municipio. Este es un ejemplo de casos que pueden quedarse sin resolver un año o más, quedando los inmuebles derivados por fuera del comercio durante tal tiempo.

Excelente, oportuna y provechosa sería una visita de inspección  por esos lados, por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y los organismos de control, pues para todos habrá trabajo allí y contribuirían a recuperar el comercio de bien raíz que cada vez da más pereza tenerse que someter a estos trámites que los hacen engorrosos, pudiendo ser racionalmente muy simples.

Foto decorativa tomada de la página web oficial de la Supernotariado 27/06/2020 11:50pm

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